Temario del curso

1 - Introducción a la gestión de proyectos con MS Project 2013
Objetivo
Esta unidad es una toma de contacto con la administración de proyectos. Su objetivo fundamental es presentar los conceptos y terminología propios de la gestión de proyectos para en consecuencia ir asimilando ciertos aspectos y elementos de MS Project 2013 que describen esas acciones y trabajos fundamentales.
Contenido
Introducción a la gestión de proyectos con MS Project 2013
Objetivos de la unidad
Introducción
Conceptos iniciales
Fases de un proyecto. Definición
El triángulo del proyecto
El tiempo
El coste
El ámbito
El triángulo representa...
Project 2013: Conseguir el programa
Descarga, instalación y ejecución de Project
Gestión de Proyectos. Primeras pautas
Un poco de historia
Conceptos
1.- Definir la lista de tareas e hitos
2.- Estimar la duración de cada tarea
Duración de las tareas
Demoras
3.- Determinar las relaciones entre las tareas
FIN A COMIENZO (FC)
COMIENZO A COMIENZO (CC)
FIN A FIN (FF)
COMIENZO A FIN (CF)
4.- Construir la estructura de descomposición de trabajo (WBS)
5.- Evaluación de los recursos
6.- Asignación de recursos a las tareas
7.- Optimizar la estructura
Qué debemos saber ahora
Ejercicios
Ejercicio 1: Primeros conceptos y pasos con Project
Primera:
Segunda:
Tercera:

2 - Guión de trabajo con MS Project
Objetivo
En esta unidad conoceremos un primer guión de trabajo para comenzar la andadura en el proceso de administrar un proyecto. Recordaremos y resumiremos un conjunto de términos y palabras propias de esta actividad.
Contenido
Guión de trabajo con MS Project
Objetivos de la unidad
Introducción
Guión de trabajo con MS Project
Datos generales del proyecto
1- Crear un archivo nuevo de proyecto
2- Definir la fecha de comienzo o bien la fecha de finalización
3- Establecer el calendario de trabajo
Gestión de tareas. Introducción
4- Introducción de tareas y sus duraciones
5- Hitos
6- Tareas periódicas
7- Estructuración de tareas
8- Modificación de la lista de tareas
9- Programación de tareas. Vínculos
10- Delimitaciones
11- Posposiciones
12- División de tareas
Gestión de recursos. Introducción
13- Definición de recursos
14- Asignación de recursos a tareas
Primera forma
Segunda forma
15- Comprobación y modificación de las asignaciones de los recursos
Introducción a la programación condicionada por el esfuerzo
Gestión de Costos. Introducción
Métodos de acumulación de costos
16- Estudio de costos
17- Revisión del proyecto
Ajustes de la programación
Comprobar la dependencia entre tareas
Posposiciones o adelantos de tareas. Solapamientos de tareas
Asignación de más recursos a las tareas
División de tareas
Identificar la ruta crítica
Guardar el Plan. La línea base
Conclusión
Novedades 2010/2013: Para usuarios de versiones previas
1.- Acceso directo a opciones mediante la cinta de opciones
2.- Control visual de cambios
3.- Programación manual de tareas
4.- Guardado de vistas
5.- Gestión de tareas inactivas
6.- Inspector de tareas (Task inspector)
7.- Sitio Backstage
8.- Guía de proyectos ¿dónde está?
9.- Mejor integración de información entre productos Microsoft
10.- Estilos de Diagrama de Gantt
11.- Escala de tiempo (Time line)
12.- Organizador de equipo (Team Planner)
13.- Sincronización con listas SharePoint
14.- Almacenamiento en PDF
15.- Nueva ficha y grupo de botones para los Informes
16.- Se ha suprimido el copiado de imagen de pantalla
17.- Inserción de nuevos campos en tablas
18. Customización de la cinta de opciones (Ribbon)
19.- Suprimida la barra de herramientas Pert
20.- Autofiltros directos en las tablas
Glosario de términos
Qué debemos saber ahora
Ejercicios
Ejercicio 1: Primeros pasos con Project
Solución del ejercicio

3 - Toma de contacto con MS Project 2013. El entorno
Objetivo
El objetivo de esta unidad es familiarizarse con el entorno inicial de trabajo del programa. Conocer las diferentes fichas, las vistas y tablas que suponen los entornos básicos de trabajo.
Contenido
Toma de contacto con Microsoft Project 2013
Objetivos de la unidad
El programa
Generalidades
El entorno de trabajo
Barra de título
Cinta de opciones
Personalización de la cinta de opciones
Menús contextuales
Menú de Archivo
Fichas de Herramientas contextuales
Línea (escala) de tiempo
Barra de acceso rápido
Barras de desplazamiento
Barra de estado
Las vistas
Eliminar vistas
Las tablas
Combinaciones de vistas
Qué debemos saber ahora
Ejercicios
Ejercicio 1. Recorrido por la interfaz

4 - Primeros pasos. Creación de un proyecto
Objetivo
En esta unidad aprenderemos a crear un archivo de proyecto, revisar sus propiedades e información asociada, a guardarlo, cerrarlo, abrirlo así como protegerlo mediante contraseña (entre otras cosas). También hablaremos de conceptos de Windows fundamentales para el correcto uso de los archivos y también de los archivos de plantilla.
Contenido
Primeros pasos. Creación de un Proyecto
Objetivos de la unidad
Creación de un archivo de proyecto
Proyecto en blanco
Nuevo a partir de un proyecto existente (archivo .MPP en disco)
Nuevo del libro de Excel
Nuevo de la lista de tareas de SharePoint
Plantillas recientes
Plantillas locales de usuario
Plantillas de Office.com
Información del proyecto
Guardar un proyecto nuevo. Almacenamiento
Abrir un proyecto existente
Guardar los cambios realizados en un proyecto abierto
Creación de un proyecto basado en una plantilla
Guardar un proyecto como plantilla
Cerrar un proyecto
Seguridad al guardar
Copias a intervalos
Guardar con contraseña
Guardar área de trabajo
Qué debemos saber ahora
Ejercicios
Ejercicio 1: Operaciones con archivos de proyecto
Enunciado

5 - Gestión de tareas. Duraciones. Hitos
Objetivo
En esta unidad organizaremos un proyecto de ejemplo (mediante el cual haremos el seguimiento del curso) en sus tareas respectivas. Las tareas, como sabemos, son las partes básicas de un proyecto. Las introduciremos en el programa, estableceremos sus duraciones. Aprenderemos a editarlas, moverlas, eliminarlas... En los siguientes capítulos sobre tareas aprenderemos a organizarlas en fases y dividirlas. Veremos también como se vinculan o enlazan las tareas. También aprenderemos a fijar hitos a lo largo de la secuencia de tareas. Éstos y otros conceptos deberán quedarnos claros al terminar este capítulo. Para su desarrollo nos vamos a apoyar y basar en los conceptos y conocimientos aprendidos en otros capítulos de nivel anterior.
Contenido
Gestión de tareas. Duraciones. Hitos
Objetivos de la unidad
Toma de situación
Introducción de tareas
Definición de calendarios. Calendario global del proyecto
Excepciones
Jornadas laborables y no laborables
Crear nuevos calendarios
Imprimir calendarios (versión 2010)
Eliminar calendarios
Duraciones de las tareas
Estimación de las duraciones
Introducción de las duraciones
La escala temporal
Operaciones básicas con las tareas
Insertar tareas
Eliminar tareas
Mover tareas
Introducción de tareas periódicas
Qué debemos saber ahora
Ejercicios
Ejercicio 1: Tareas y duraciones
Enunciado
Solución del ejercicio

6 - Gestión de tareas. Esquemas. Vínculos. Restricciones
Objetivo
En esta segunda parte sobre gestión de tareas, vamos a continuar aprendiendo las maniobras más comunes para con estos elementos fundamentales de los proyectos: Las tareas. Nos familiarizaremos definitivamente con la vista diagrama de Gantt y veremos como agrupar tareas dividiendo en fases un proyecto. Aprenderemos a vincular tareas dentro del proyecto así como a reconocer los diferentes tipos de dependencias posibles entre tareas. Fijaremos hitos en un proyecto e incluiremos elementos especiales tales como fijación de fechas que delimitan ciertos procesos, así como demoras (bien de posposición o de adelanto). Por último aprenderemos a ver y estudiar la ruta crítica de un proyecto y revisar y analizar las estadísticas del mismo.
Contenido
Gestión de tareas. Esquematización. Vínculos. Restricciones
Objetivos de la unidad
Introducción de más tareas
Esquematización de tareas en fases
Planificación arriba-abajo y planificación abajo-arriba
Números de esquema y tareas de resumen del proyecto
Vinculación de tareas. Dependencias
Tipos de dependencias
Vincular tareas
Desvincular tareas
Posposiciones o retardos
Información de una tarea
Notas de tarea
Hipervínculos
Hitos
Tareas como hito
Formato del diagrama de Gantt
Vista calendario y vista diagrama de red
Qué debemos saber ahora
Ejercicios
Ejercicio Tipo: Prácticas con tareas
Lo necesario para comenzar
Enunciado
Solución del ejercicio

7 - Gestión de tareas. Optimización de tareas y tiempos
Objetivo
En esta unidad se consolida en trabajo con las tareas. Se estudia cómo repercuten en la duración total del proyecto, qué tareas son más cruciales dentro del proyecto... También vamos a conocer conceptos tales como formulario de tareas, ruta crítica, ordenación, delimitaciones y división de tareas. También aprenderemos algunas pautas y técnicas para optimizar tareas y tiempos dentro de un proyecto.
Contenido
Gestión de tareas. Optimización de tareas y tiempos
Objetivos de la unidad
Formulario de tareas
Duración del proyecto. Estadísticas
Optimización de tareas. Herramientas de control
Ordenación de tareas
Resaltar tareas
Filtros de tareas
Agrupar tareas
Rutas de acceso a tareas
Imprimir un proyecto en vista diagrama de Gantt
Optimización de tiempos
Convertir tiempos laborables en tiempos transcurridos
Optimización de dependencias
La ruta crítica. Tareas críticas
Formato de la ruta crítica
Primera forma: con asistente
Segunda forma: directa
Resaltar la tareas críticas
Filtrar las tareas críticas
Restricciones
Categorías
Tipos
Conflictos con las delimitaciones
Fechas límite
Dividir tareas
Insertar divisiones
Modificar divisiones
Eliminar divisiones
Tareas inactivas
Repercusiones al desactivar tareas
Aplicación en gestión de riesgos
Qué debemos saber ahora
Ejercicios
Ejercicio 1: Trabajando con tareas
Lo necesario para comenzar
Enunciado
Solución del ejercicio
Ejercicio 2: Más operaciones con tareas
Lo necesario para comenzar
Enunciado
Solución del ejercicio

8 - Gestión de recursos. Introducción
Objetivo
Conocido a fondo todo lo referente a gestión de tareas en un proyecto así como las posibles acciones que llevan asociadas, en esta unidad vamos a introducirnos a los elementos sin los cuales las tareas no se podrían materializar: Los recursos. Presentaremos los tipos de recursos que existen y cómo se introducen en el programa a través de la llamada hoja de recursos.
Contenido
Gestión de recursos. Introducción
Objetivos de la unidad
Primeros conceptos
Definir recursos
Entrada de recursos
Recursos humanos
Recursos de equipamiento
Recursos materiales
Información de recursos
Creación de campos personalizados en la tabla de recursos
Campos personalizados de cálculo: Rendimientos
Más sobre recursos
Qué debemos saber ahora
Ejercicios
Ejercicio 1. Prácticas de entrada de recursos
Lo necesario para comenzar
Enunciado

9 - Asignación de recursos a tareas
Objetivo
Llegado este punto en el trabajo de gestionar un proyecto, tenemos introducidos en el archivo de proyecto tanto las tareas como los recursos. Es ahora momento de asociar los recursos con sus tareas respectivas y ver cómo esto repercute en el proyecto. Como vemos, vamos avanzando paso a paso hasta una completa gestión de la información que compone el proyecto. Asociaremos ahora, recursos humanos, de equipamiento y materiales a las tareas del proyecto. En esta unidad comprenderemos también el importantísimo concepto de programación condicionada por el esfuerzo para un recurso dado.
Contenido
Asignación de recursos a tareas
Objetivos de la unidad
Introducción
Asignación de un recurso a una tarea
1: Botón Asignar recursos
2: Formulario de tareas
3: Organizador de equipo (Team Planner)
Panel de información de la tarea
Asignación de varios recursos a una tarea
1: Botón Asignar recursos
2: Formulario de tareas
Asignación de un recurso de trabajo a varias tareas
Asignación de un recurso material a las tareas
Eliminación de una asignación de recurso
Reemplazar un recurso en una asignación
Cambiar el número de unidades asignadas
Alterando la duración de la tarea
Sin alterar la duración de la tarea
Realizar el resto de las asociaciones
Gráfico de recursos
Programación condicionada por el esfuerzo
Programación condicionada activada
Programación condicionada desactivada
Introducir cantidad de trabajo a una tarea sin asignar recurso
Imprimir las cantidades de trabajo por tareas
Introducir la cantidad de trabajo por recurso
Qué debemos saber ahora
Ejercicios
Ejercicio 1. Asociación de recursos a tareas
Lo necesario para comenzar
Pasos a seguir
Enunciado
Solución del ejercicio

10 - Programación de recursos. Sobreasignaciones
Objetivo
Continuamos profundizando en esta unidad sobre los recursos y sus asignaciones a tareas. Conoceremos que existen tres tipos de tareas en virtud de lo cual la programación de recursos se realizará de un modo u otro. También aprenderemos a distribuir los recursos a lo largo de la duración de una tarea de diferentes formas denominadas perfiles de trabajo. Por último, conoceremos cómo se detectan sobreasignaciones, cómo se pueden corregir y cómo poder estudiar la situación derivada de una redistribución de recursos.
Contenido
Programación de recursos. Sobreasignaciones
Objetivos de la unidad
Tipos de tarea
Tipos de tarea y programación condicionada. Casos
Si se modifican las unidades de uno de los recursos YA asociados
Si se modifican las unidades de OTRO recurso que se agrega
Detalles importantes sobre asignaciones
Asignar nuevos recursos a tareas con materiales
Modificar cantidad de recursos ya asignados a tareas con materiales
Retraso del trabajo de un recurso
Visualizar asignaciones de recursos
Visualizar asignaciones de tareas
Gestión de horas extra
Horas extra para acabar antes
Horas extras y más trabajo para terminar en plazo
Filtrar horas extra
Perfiles de trabajo
Imprimir las asignaciones de recursos
Sobreasignaciones
¿Cómo detectar sobreasignaciones?
¿Por qué se producen sobreasignaciones?
Ejemplos de sobreasignaciones
Solucionar problemas de sobreasignaciones. Redistribuciones
Gantt de redistribución
Borrar una redistribución
Calendarios de recurso
Disponibilidad de un recurso a lo largo del tiempo
Disponibilidad restante de un recurso en el tiempo
Qué debemos saber ahora
Ejercicios
Ejercicio 1: Optimización "libre" del proyecto
Lo necesario para comenzar
Pasos a seguir
Solución del ejercicio
Ejercicio 2: Planificación de un proyecto de formación (reto)
Lo necesario para comenzar
Reto
Pasos a seguir
Solución del ejercicio

11 - Costos y recursos. Valoraciones económicas
Objetivo
Veremos en esta unidad, cómo las tasas de costo pueden ser variables en virtud del periodo de tiempo en el que el recurso sea utilizado (un recurso puede cambiar su precio con el tiempo), o bien como la tasa (el precio en definitiva) puede variar en función de la tarea que desarrolle un recurso. Éstos aspectos son verdaderamente interesantes. Los costos constituyen, como ya sabemos, uno de los lados del triángulo del proyecto y por lo tanto suele representar un factor fundamental en el alcance del proyecto. Introducidos los datos de costos en el archivo de proyecto, se podrá realizar un estudio presupuestario detallado tanto antes como después de comenzado el seguimiento del trabajo.
Contenido
Costos y recursos. Valoraciones económicas
Objetivos de la unidad
Introducción a costos
Tipos de costos
Costo de recurso
Costo por uso
Costo fijo
Introducción de costos de recursos
Introducción de un costo fijo asociado a una tarea
Estudio y reflexiones
Tasas variables aplicadas a los recursos
Tasas variables por cronología
Tasas variables por trabajo o actividad
Aplicación de tablas de recursos a tareas
Notas de asignación de recurso
Otros análisis sobre recursos
Ver resúmenes de recursos
Ver recursos agrupados
Distribución de recursos
Costos. Imprimir flujos de caja
En forma de tabla
En forma de gráfico
El Organizador
Gráfico de costos por recurso
Otras tablas. Valores acumulados de costo
Introducir presupuestos en Ms Project
Informes de valoraciones
Informe general de costos de la tarea. Costos totales
Mediante tabla para imprimir
Mediante informe
Informe del valor acumulado
Informe Sobrecostos. Tareas con costo sobrepasado
Qué debemos saber ahora
Ejercicios
Ejercicio 1: Introducción de costos
Lo necesario para comenzar
Pasos a seguir
Solución del ejercicio

12 - Seguimiento de un proyecto. La línea base
Objetivo
En esta unidad vamos a aprender a grabar líneas de base en un proyecto. Estas son acciones fundamentales para poder llevar un seguimiento cercano y observar las posibles desviaciones de lo programado frente a la evolución real del mismo. Aprenderemos a ubicarnos en las vistas y tablas que nos permiten tanto ver, como introducir los datos reales del proyecto asociados a trabajo, tiempos y costos (básicamente los tres lados del triángulo del proyecto). También estudiaremos cómo acceder a los paneles (cuadros de diálogo) que nos permiten actualizar los datos de la evolución real del proyecto.
Contenido
Seguimiento de un proyecto. La línea base
Objetivos de la unidad
Conceptos preliminares
Definir la línea base
Qué ocurre al grabar la línea base
Seguimiento del proyecto según lo planificado
Introducción del progreso real
Introducción de un porcentaje real de tarea completada
Introducción de fecha real de inicio y final para una tarea
Introducción de duraciones reales y restantes para una tarea
Gantt de seguimiento
Asistente para diagramas de Gantt
Gantt de seguimiento
Estilos de barra
Introducción del trabajo real y restante
Qué debemos saber ahora
Ejercicios
Ejercicio 1. Administrar un seguimiento
Lo necesario para comenzar
Enunciado
Observemos qué ha ocurrido
Medidas
Primera medida: horas extra reales
Otra posible medida: más recursos a la tarea
Solución del ejercicio

13 - Seguimiento de un proyecto. Análisis de desviaciones
Objetivo
Continuamos recorriendo las herramientas de que disponemos en MS Project 2013 para poder seguir de cerca el progreso de nuestro proyecto comparando datos reales que se introducen por parte del administrador del proyecto y los datos que inicialmente se habían planificado. Aprenderemos a hacer un seguimiento de costos, así como acceder a las diferentes vistas y paneles y diagramas que nos permiten estudiar el proyecto estableciendo comparaciones.
Contenido
Seguimiento de un proyecto. Análisis de desviaciones
Objetivos de la unidad
Introducción de costos reales y costos restantes
Actualización del resto del proyecto
Almacenamiento de un plan provisional
Definición de nuevas vistas
Comparación de líneas base frente a datos reales
Para estudio de fechas
Para estudio de tareas
Para estudio del trabajo
Para estudio de costos
Para estudios generales
Filtros
Autofiltros
Filtros interactivos
Filtros personalizados e interactivos
Ejemplo
Estadísticas
Líneas de progreso
Análisis de situaciones
Cierre del proyecto
Qué debemos saber ahora
Ejercicios
Ejercicio 1. Seguimiento
Lo necesario para comenzar

14 - Opciones adicionales. Informes. Personalización
Objetivo
Una de las posibilidades mas importante de MS Project es la de poder realizar un seguimiento de los proyectos, sin embargo la posibilidad de compartir esta actividad con otros usuarios es de suma importancia cuando existen numerosos participantes que deben ser informados de cómo transcurre el proyecto, por ejemplo en cuanto a diagramas, recursos, tareas, asignaciones... Veamos en esta unidad estas posibilidades que abren la vía para que otros colaboradores participen de la información que MS Project genera relativa a un proyecto. Aprenderemos a diseñar vistas para informes de estado del proyecto, en las que aparecen campos personalizados que obedecen a un formato y contenido, resultado de aplicar fórmulas. También aprenderemos a crear imágenes con las vistas del programa y conoceremos también, cómo se confecciona una página web con la información mas importante de un proyecto.
Contenido
Opciones adicionales. Informes. Personalización
Objetivos de la unidad
Introducción
Informes visuales
Informes de Project 2013
Crear un informe nuevo
Elementos de un informe
Modificar un informe
Trabajo con la primera tabla
Trabajo con la gráfica predeterminada
Otra tabla con costos por recursos
Elementos activos
Mapeado del informe e impresión
Informes de estado del proyecto
Creación de un archivo .GIF
Comparar proyectos
Compartir información entre varios proyectos
Grupos de recursos
Compartir recursos
Sobreasignaciones al compartir recursos
Dejar de compartir recursos
Subproyectos
Vínculos entre proyectos
Comunicación 2.0
Qué debemos saber ahora