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Documentación:

Organización Eficaz del Trabajo con Outlook 2016/2019

Temario del curso

1 - El programa MS Outlook (toma de contacto)

Objetivo

El objetivo de esta unidad es tomar contacto y conocer las pantallas principales de Outlook y sus partes así como aprender a definir perfiles de trabajo.

Duración de la unidad

4 Horas 25 Minutos

Contenido

El programa MS Outlook (toma de contacto)

Introducción y objetivos de la unidad

Primer contacto. Ejecución del programa

Pantalla inicial de Outlook

Definir un perfil de usuario/a

Concepto: configurar cuentas de correo

La pantalla inicial de Outlook (descripción)

Con cuenta/a de correo ya configurada/s

Sin cuenta/a de correo ya configurada/s

Barra de acceso rápido

Cinta de opciones

Crear una ficha nueva en la cinta

Insertar botones en una ficha

Outlook para hoy

Resumen de la unidad

 

2 - Cómo configurar una cuenta de correo en MS Outlook

Objetivo

El objetivo de esta unidad es conocer qué es el correo electrónico como servicio y cuál es su mecanismo real de trabajo.
Como para poder administrar una cuenta de correo electrónico desde Outlook el primer paso es ser poseedor de una cuenta, aprenderemos a conseguir una cuenta de e-mail en Gmail, así como a configurarla correctamente en nuestro Outlook tanto como cuenta POP como cuenta IMAP. Conoceremos las ventajas y desventajas de cada una de estas formas de configurar. Finalmente comprobaremos que nuestra cuenta en Outlook, funciona debidamente.

Duración de la unidad

6 Horas 10 Minutos

Contenido

Cómo configurar una cuenta de correo en MS Outlook

Introducción

Objetivos de la unidad

Qué es el correo electrónico. Definiciones y términos

Esquema de trabajo 

Tipos de cuentas

Configurar una cuenta de correo

Cuáles son los datos de configuración

Crear una cuenta web de correo en Gmail

Habilitar en Gmail la cuenta para correo POP/IMAP

Anotar los datos de configuración de la cuenta

Configurar correctamente la cuenta de correo en MS Outlook

Configuración automática como IMAP

Importante: desbloquear acceso a cuenta Gmail desde aplicación externa

Configuración manual como POP

Configuración manual como IMAP

Tras configurar la cuenta

Primera prueba. Enviar y recibir un correo

Resumen de la unidad

 

3 - Operaciones fundamentales de correo. Enviar

Objetivo

El objetivo de esta unidad es conocer a fondo una de las posibilidades fundamentales que nos ofrece Outlook: Enviar correos electrónicos. También estudiaremos detenidamente como definir de forma correcta los distintos apartados de un envío. También aprenderemos a configurar en Outlook las opciones más importantes de envío, así como realizar envíos de correo cubriendo las necesidades más primordiales y utilizadas por parte de los usuarios: Adjuntar archivos, insertar destinatarios desde la libreta de direcciones, corregir ortográficamente el correo y establecer prioridades...

Duración de la unidad

7 Horas 55 Minutos

Contenido

Operaciones fundamentales de correo: Enviar

Introducción y objetivos de la unidad

Crear un mensaje de correo

La pantalla de redacción

Menú Archivo

La cinta de opciones

Apartado De

Apartado Para

Apartado CC

Apartado CCO

Apartado Asunto

Zona de edición

El envío

Opciones más interesantes al enviar un correo

Insertar destinatarios desde la libreta de direcciones

Adjuntar archivos a un mensaje

Descargar un archivo adjunto

Dar formato a un documento

Corregir ortográficamente un correo

Importancia de los mensajes

Solicitar confirmación de lectura

Publicar anuncios

Resumen de la unidad

 

4 - Operaciones fundamentales de correo: Recibir

Objetivo

El objetivo de esta unidad es conocer de forma práctica otra de las opciones fundamentales que nos ofrece Outlook y cualquier entorno de correo: Recibir y administrar correos electrónicos. Se aprenderá en esta unidad también a leer los correos recibidos así como organizar en Outlook dichos mensajes. Estudiaremos todas las acciones que se derivan de una recepción de correo: Imprimir, archivar y clasificar, responder, reenviar, imprimir... También se aprenderá a organizar en carpetas la información relativa a los correos. Al finalizar esta unidad sabremos identificar con precisión las diferentes partes e iconos reflejados en el área de mensajes de Outlook.

Duración de la unidad

5 Horas 35 Minutos

Contenido

Operaciones fundamentales de correo: Recibir

Introducción y objetivos de la unidad

Abrir un mensaje de correo

Situaciones

 El correo ha entrado

Abrir un mensaje recibido

Cerrar un mensaje abierto

 ¿Cuándo un correo se considera como leído?

Abrir un mensaje con imágenes

Acciones a realizar con los correos recibidos

Leer y cerrar

Marcar un mensaje leído como no leído

Leer y responder

Leer y responder a todos

Leer y reenviar

Leer e imprimir

Leer y eliminar

Borrar el mensaje sin leer

Las bandejas de Outlook

Carpetas de correo

Archivo de datos de Outlook

Bandeja de entrada

Bandeja de salida

Bandeja borrador

Bandeja de correo no deseado

Bandeja de elementos eliminados

Bandeja de elementos enviados

Bandeja de fuentes RSS

Carpetas de búsqueda

Carpetas favoritos

Bandejas de usuario (carpetas de usuario)

Otras acciones a realizar con los correos recibidos

La zona de mensajes

Todos y No leídos

Búsquedas de mensajes

Zona de mensajes

Clasificar los mensajes

Vista actual de los mensajes

Formato condicional

Proceso

Panel de lectura

Resumen de la unidad

 

5 - La libreta de direcciones

Objetivo

El objetivo de esta unidad es aprender a administrar correctamente la libreta de direcciones de Outlook y sus contactos y grupos de contactos así como a diseñar tarjetas de presentación (EBC's).

Duración de la unidad

4 Horas 50 Minutos

Contenido

La libreta de direcciones

Introducción y objetivos de la unidad

Archivos de datos de Outlook

Contactos de Outlook

Contactos sugeridos

Eliminar contactos sugeridos

Crear contactos

Panel de personas 

Más información sobre los contactos

Crear grupos de contactos

Buscar contactos

Con los contactos abiertos

Con los contactos cerrados

 Nombre para mostrar: Mostrar como

Insertar contactos en un correo

Insertar una lista de distribución en un correo

Tarjetas de presentación

Crear una tarjeta de presentación

Enviar una tarjeta de presentación

Recibir una tarjeta de presentación

Exportar los contactos

Importar los contactos

 Correos personalizados

Resumen de la unidad

 

6 - Fuentes RSS. Edición avanzada de correos

Objetivo

El objetivo de esta unidad es aprender a diseñar de una forma corporativa los correos que enviamos incorporando en ellos elementos que los profesionalizan de una forma especial: membretes corporativos. Aprenderemos a adjuntar firmas a nuestros mensajes, insertar tablas, imágenes, dotarlos de aspectos vistosos... También aprenderemos a incluir en los mensajes botones de voto. Comenzaremos esta unidad aprendiendo a fondo qué son y qué nos aportan las fuentes RSS a nuestras bandejas.

Duración de la unidad

7 Horas

Contenido

Fuentes RSS. Edición avanzada de correos

Introducción y objetivos de la unidad

Fuentes RSS

Suscripción a una fuente RSS

Diseño de los correos

Estilos

Colores de fondo

Temas

Diseños personalizados (membretes, logos...)

Tablas

Formas

Firmas de mensaje

SmartArt

Imágenes desde este dispositivo

Imágenes en línea

Hipervínculos

WordArt

Insertar otros elementos de formato en un correo

Botones de voto

Insertar botones de voto

Votar mediante botones de voto

Recepción de votos

Resumen de la unidad

 

7 - Seguridad en Outlook. Operaciones avanzadas de correo

Objetivo

El objetivo de esta unidad es concienciar al usuario de la necesidad de realizar copias de seguridad de la información mantenida en Outlook con cierta periodicidad. Asentaremos la faceta de seguimiento para los mensajes de correo y aprenderemos a definir reglas de mensaje que sirvan para automatizar los procesos a realizar con correos, fundamentalmente los recibidos. Daremos los primeros pasos, puenteando en Outlook la gestión de correos con la de calendario: convertiremos correos en tareas. También estudiaremos los mecanismos anti spam que incorpora MS Outlook y aprenderemos dirigir los correos entrantes a diferentes bandejas así como a individualizar los envíos y recepciones mediante grupos de envío.

Duración de la unidad

7 Horas 25 Minutos

Contenido

Seguridad en Outlook. Operaciones avanzadas de correo

Introducción y objetivos de la unidad

Guardar copias de las bandejas (seguridad)

 Proceso

Restaurar copias de seguridad

Archivar correos

Autoarchivar

Archivar

Seguridad en los archivos .pst

Reparar un archivo de carpetas personales (.pst)

Utilizar la copia de seguridad como nuevo archivo principal

Correo Spam (seguridad)

Configuración de correo no deseado

Remitentes seguros

Destinatarios seguros

Remitentes bloqueados

Internacional

Exportar e importar configuraciones de cuentas de correo con Outlook 2016/2019/2021/365

Recuperar un mensaje ya enviado

Mensajes con opciones de seguimiento

Reglas de mensaje

Administrar reglas y alertas

Ejemplo 1: automatizar la recepción de mensajes de cierto remitente.

Ejemplo 2: ausencia de la oficina por vacaciones

Otras interesantes opciones de correo

Retrasar la entrega de los correos

Establecer una fecha de caducidad

Modificar la dirección de respuesta

Carácter de un mensaje

Convertir un correo en tarea

Primer método

Segundo método

Cambiar la carpeta para los correos entrantes

Grupos de envío o recepción

Resumen de la unidad

 

8 - Agenda: Tareas y notas, administración y seguimiento

Objetivo

En esta unidad, como primer contacto con el calendario aprenderemos a configurarlo a nuestra medida desde la carpeta Calendario. Trataremos de inculcar la necesidad de organizar las tareas cotidianas mediante MS Outlook. Estudiaremos la carpeta Tareas a fondo así como el panel de tareas pendientes. Abordaremos como crear tareas, cómo convertir mensajes en tareas, cómo realizar el seguimiento de las tareas. Cómo inciden en el calendario. Aprenderemos a utilizar las notas.

Duración de la unidad

4 Horas 10 Minutos

Contenido

Agenda: Tareas y notas, administración y seguimiento

Introducción y objetivos de la unidad

Tareas

Activar el apartado tareas

Formas de ver las tareas: Vistas

Vista detallada

Definir una tarea

Formas de representar las tareas

Definir una tarea a partir de un correo

Asignar una tarea a otra persona

Del lado de quien asigna la tarea

Conclusión de una tarea asignada

 Tareas periódicas

Barra de tareas pendientes

Lista de tareas diarias

Progreso de una tarea

Opciones de tareas

Notas

Crear una nota

Acciones con las notas

Resumen de la unidad

 

9 - Calendario: Gestión de citas y reuniones

Objetivo

El objetivo de esta unidad es conocer el Calendario de Outlook, así como las diferentes vistas que podemos presentar en pantalla del calendario. Aprenderemos a coordinar y planificar citas en el calendario, así como a invitar a terceros a acudir a dichas citas, hablando en este caso de reuniones. Conseguiremos con eficacia establecer citas periódicas en el calendario y a realizar todo el mantenimiento y seguimiento de esta útil herramienta de Outlook. Aprenderemos por lo tanto también a definir reuniones y a convocarlas para ciertos asistentes, así como aceptar o declinar las invitaciones de reunión. Al final de esta unidad sabremos interpretar el panel de respuestas a las invitaciones de reunión y por último aprenderemos a imprimir la información que el calendario contiene.

Duración de la unidad

6 Horas 35 Minutos

Contenido

Calendario: Gestión de citas y reuniones

Introducción y objetivos de la unidad

El calendario de Outlook

Formatos de visualización de calendarios

Posicionarse en una fecha concreta

Trabajar con varios calendarios: grupos

Crear un nuevo grupo de calendarios

Crear un nuevo calendario

Enviar un calendario a otros usuarios

Citas

Definir una cita

Modificar una cita

Eliminar una cita

Citas periódicas

Eliminar la periodicidad de una cita

Reuniones: citas con varias personas

Organizar una reunión

Programación de una reunión a partir de una cita

Del lado de los invitados 

Organizar una reunión mediante convocatoria de reunión

Eliminar una reunión

Eventos: citas que duran un día

Eventos y reuniones periódicas

Imprimir el calendario

Configurar página

Configurar el calendario

Agregar días no laborables

Resumen de la unidad

 

10 - Diario de Outlook. Búsqueda de información. Opciones adicionales

Objetivo

El objetivo de esta unidad es aprender a crear entradas en el diario de Outlook tanto de forma explícita o manual como de forma automática para ciertos elementos. Aprenderemos así mismo a utilizar otras opciones importantes no estudiadas hasta ahora de configuración del programa y otras posibilidades menos utilizadas pero no por ello menos interesantes que nos aporta: Por ejemplo buscar información concreta en cada momento o bien acceder a la Ayuda on-line de Outlook. También aprenderemos algunos detalles útiles sobre los centros de confianza.

Duración de la unidad

2 Horas 55 Minutos

Contenido

Diario de Outlook. Búsqueda de información. Opciones adicionales

Introducción y objetivos de la unidad

El Diario

Botón Diario

Entradas manuales en el diario

Cronómetro

Búsquedas en Outlook

Búsqueda rápida en libretas

Búsqueda instantánea

Resultados de una búsqueda

Búsqueda avanzada

Cerrar una búsqueda

Accesos directos

Agregar grupos y accesos directos

Ayuda de Outlook

Ficha Ayuda

El centro de confianza

Editores de confianza

Seguridad de macros

Descarga automática

Seguridad del correo electrónico

Tratamiento de datos adjuntos

Acceso mediante programación

Opciones de privacidad

Complementos

Resumen de la unidad

 

11 - Certificados digitales

Objetivo

El objetivo de esta unidad es el de conocer qué es un certificado digital, cómo conseguir un certificado así como saber implantarlo en Outlook para poder efectuar envíos de correos de una forma segura con nuestros interlocutores. Al finalizar esta unidad sabremos qué es firmar digitalmente un mensaje y qué es enviar un mensaje cifrado.

Duración de la unidad

3 Horas

Contenido

Certificados digitales

Introducción y objetivos de la unidad

Qué es un certificado digital

Obtener un certificado digital

Solicitud del certificado a través de Internet

Solicitud del certificado

Acreditación de la identidad

Descarga del certificado

Copia de la clave privada. Exportar el certificado a un archivo

Importar el certificado desde MS Outlook

Cómo visualizar los certificados en Outlook

Cómo utilizar un certificado digital

Firmas digitales

Enviar un correo firmado digitalmente

Recibir un correo firmado digitalmente

Comprobar que una firma digital es válida

Incorporar la firma digital a un contacto

Cifrado de mensajes

Enviar un mensaje cifrado. Procedimiento

 Renovación de un certificado

¿Cómo saber cuándo caduca nuestro certificado?

Proceso de renovación

Resumen de la unidad

Deseo final

Documentos del curso

Descarga Temario   

Enfoque

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Objetivo

El objetivo principal de este curso es mejorar la eficiencia de los trabajadores en su entorno profesional cotidiano.

Este curso pretende transmitir al alumno la necesidad de conocer y manejar cotidianamente el programa Microsoft Outlook como herramienta fundamental organizativa. Con este curso aprenderemos a administrar el correo electrónico adecuadamente mediante el conocimiento de las operaciones que, a este respecto se pueden realizar: Desde tener conciencia clara de cuál es el mecanismo real utilizado en los correos electrónicos, pasando por aprender a configurar cuentas de correo desde cero; enviar, recibir, adjuntar archivos en los mensajes, aplicar formatos profesionales, automatizar los correos mediante reglas de mensaje, gestionar adecuadamente contactos... Por otro lado aprenderemos a planificar debidamente una agenda mediante tareas, citas, uso de calendarios, etc.

 

Dirigido a:

Cualquier usuario de ordenador de sobremesa que se encuentre en un puesto de trabajo con conexión a Internet y Microsoft Office como suite ofimática de trabajo.

Usuarios que deseen sustituir la agenda y el correo tradicional por el control automatizado y eficiente a través del programa de correo electrónico más extendido en el mundo informático profesional: Microsoft Outlook.

 

Requisitos:

Los requisitos fundamentales para poder acometer eficazmente este curso son tres:

  1. Poseer un nivel informático elemental (manejo de Windows -administración de carpetas y archivos-). El curso también va dirigido a usuarios con experiencia informática que, sin embargo, no utilizan cotidianamente Microsoft Outlook o lo utilizan de forma mecánica para envío y recepción de correos.
  2. Disponer instalado en el ordenador, del paquete integrado Microsoft Office y como parte integrante del mismo, el programa Microsoft Outlook 2016 (o bien Outlook 2010, 2013 o quizás 2019).
  3. Tener una conexión de cualquier tipo a Internet (preferiblemente fibra).

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Este curso es bonificable por la seguridad social

  • Precio del curso: € 495

Matricular trabajador

  • Horas duración del curso

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